考課者のお悩み解決③：フィードバック面談をどのように実施すればよいのか～準備編～
今回は、フィードバック面談の進め方に悩んでいる考課者が押さえておきたい面談のポイントを紹介します。
部下の評価に対する納得度向上に向けて、被考課者へのフィードバック面談は、評価プロセスにおいて重要な場面です。フィードバック面談では、評価結果をもとに被考課者の長所や改善点を伝え、面談後に被考課者が具体的に取り組む内容を明確にします。その為、フィードバック面談は部下育成に欠かせないプロセスともいえます。
しかし、フィードバック面談の進め方を考課者に徹底的に指導できている会社は少なく、考課者が面談の進め方に悩んでいる場合があります。そこで今回はフィードバック面談を実施するまでの準備において、押さえるポイントを2点ご紹介します。
1.面談で話す内容に迷わない・逸れないための準備
面談で話す内容に迷わない・逸れないための準備として、事前情報の整理、面談のゴール設定、伝え方の配慮の３つが必要です。
・事前情報の整理
どのような評価を付けたのか。それはどのような理由か。褒めるべき点はないか。改善を必要とする点はないか、など、評価根拠になる情報を整理することで、何を伝えるべき面談なのかが考えやすくなります。
・面談のゴール設定
ゴール設定を疎かにすると、議論が拡散し、話が収束しないことがあります。ゴール設定とは、例えば、被考課者が〇〇力（能力）を強化する必要を感じ、具体的な強化施策まで落とし込めている状態。といったような内容です。ゴールを設定することで、面談の進捗を頭の中でイメージしやすくなります。同時にゴールに至るために何を伝える必要があるかも見えてくるでしょう。
・伝え方の配慮
最後は被考課者に対してどのような表現や順序で伝えるべきかを検討します。被考課者の性格も様々です。考課者が伝えた内容について、表現や順序によっては相手に意図が伝わりにくい、話が意図した方向に進まないといったことがあります。例えば、結論を先に述べたばかり、結論に対して被考課者が執着してしまい、その結論に至った過程の話が出来ない、もしくは聞く耳を持たないという場合が考えられます。このように被考課者の性格を把握したうえで、どのような表現や順序で話す事で面談が上手く進行するかを考えてください。
2.面談を実施する日時や場所を考慮する
面談を実施する際には日時や場所を決めます。しかし、考課者によっては、日時や場所の設定が被考課者に及ぼす影響を考慮していない場合があります。日時や場所による面談への影響は、次のようなことが考えられます。
・面談の日時
被考課者の業務スケジュールへの配慮が必要です。例えば、業務が立て込んでいる時期に面談を行うと、仕事に気を取られ、面談に身が入らないかもしれません。これは考課者自身にも言える事です。
・面談の実施場所
第三者に話が聞こえてしまう場所で面談を実施すると心理的安全性が保たれず、被考課者が本音で話しにくくなります。本音で話す事が出来なければ、フィードバック面談で話した内容や決定事項に対して、部下の納得度は低くなります。したがって、フィードバック面談の場所は、被考課者が安心できる個室などで実施しましょう。
フィードバック面談の準備では、話す内容に意識を向けることが多いですが、日時や場所もフィードバック面談において被考課者から本音を聞き出す為に考慮すべき要素です。今回ご紹介した方法はすぐに取り組める内容ですので、フィードバック面談に向けた準備として最低限押さえておいてください。
フィードバック面談は考課者と被考課者の双方が不安を感じやすい場面です。考課者側が面談に向けてしっかりと準備することが重要であり、面談内容が充実することに繋がります。また、被考課者の面談に対する不安を和らげることにもつながるでしょう。その為には、今回ご紹介した内容を参考にして頂き、充実したフィードバック面談の実施に繋げてください。
