人事制度のつくり方

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「現状分析・診断」のイロハ⑨

前回までは、賃金水準に関する分析手法と課題抽出までのプロセスをお話ししてきました。今回からは、自社の人員構成に関する分析手法と課題抽出までのプロセスを、複数回に分けて解説します。第1回目は、「人員構成分析の進め方」についてお話しします。

 

◇人員構成分析の進め方

人員構成分析は、人員構成の問題点や将来リスクを把握するための分析手法です。人員構成分析は、以下の手順で進めます。

 

①人員構成表を作成する

人員構成表とは、年齢や勤続年数、性別、役職といった切り口で、人員分布を把握する資料です。作成には社員名簿を活用してください。社員名簿をエクセルで管理している場合は、「ピポットテーブル」というエクセル機能を活用すると、簡単に集計ができます。

②ヒストグラムを作成する

人員分布を視覚的に認識しやすくするために、ヒストグラムを作成します。ヒストグラムとは、横軸を階級(例:20代、30代、40代・・・・)、縦軸に度数(人員数)をとったグラフのことです。エクセルでは、グラフ機能で「棒グラフ」を選択すると作成できます。

③人員分布の「偏り」をチェックする

ヒストグラムをもとに、人員構成の問題点や将来リスクをチェックします。その際、漠然と図表を眺めるのではなく、人員分布の「偏り」に着目します。自社の人員構成の問題点や将来リスクが掴みやすくなります。

 

日々、中小企業の人事の悩みを伺い、定量的な観点から現状診断を行っていますが、自社の現状を正確にとらえられていない企業がほとんどです。例えば、「社員が高齢化している」「30代以下の社員が少ない」等、すぐに気が付く部分は把握できていますが、それ以外の部分は見落としされているケースがほとんどです。問題点や将来リスクを正確に把握するために、様々な観点から人員構成を分析し、これまで見えていなかった現状を明らかにすることが重要です。

 

今回は、人員構成分析の進め方について解説しました。次回は、「年齢別人員構成」の着眼点と課題解決の方法について、お話ししします。